Si sospechas de que el manejo administrativo por parte de tu administrador de condominio o la empresa administradora de condominios, tiene un uso inadecuado; lo más indicado es realizar una auditoria de edificios.

La auditoría de edificios consiste en la recopilación de información de un edificio, tanto contable como administrativo, esto permite determinar el grado de veracidad y claridad que la gestión administradora posee.

Al examinar minuciosamente los movimientos allí registrados, se comprobará si los recursos fueron utilizados eficientemente, para así descartar la existencia de alguna malversación de fondos; si se cumplen los reglamentos de mantención y certificaciones de ascensores, piscinas, higiene, salud y laboral.

¿Qué revisamos cuando auditamos la información contable?

La información contable se deriva de la recopilación de datos generados por el examen de los diversos egresos e ingresos.

Se debe verificar la cuenta donde se  transfieren el fondo común de reserva y aquella donde reposan los gastos comunes, se deben conciliar los fondos gastados versus las boletas de compraventa, facturas, boletas de honorarios, las declaraciones de impuesto, entre otros.

Eso por el lado contable, también se deben revisar los contratos del personal y de cumplimiento de mantención. Entre los datos tomados en cuenta para realizar la auditoria, se tienen:

Ingresos de gastos comunes

Es tomado en cuenta cada abono realizado a la cuenta en donde se transfiere el fondo común de reserva, ya sea por: pago de gastos comunes y/o multas y morosidad, además de intereses generados por el mismo fondo común de reserva.

Egresos de gastos comunes

Con lo recaudado en los gastos comunes se realizan los pagos de remuneraciones, imposiciones, multas, reparaciones, mantenciones, servicios de mantención, entre otros.

Obligaciones legales

Son aquellos aspectos que conciernen a revisiones de contratos de cada trabajador, en donde se verifica que estos estén de acuerdo con las normas laborales y que el pago de imposiciones se realice correctamente. En este apartado se hace énfasis en las horas de trabajo estipuladas en el contrato, ya que de ellas dependen los montos pagados por laborar horas extraordinarias o en feriados.

Orden interno de la información contable

Se evalúa la cantidad de información disponible, tomando en cuenta calidad, y facilidad y/o dificultad con la que la misma es encontrada.

Uso eficiente de recursos

Se inspeccionan las compras y contratos a través de la comparación realizada con precios promedio de mercado. Así, se descarta la existencia de sobreprecios en las adquisiciones o contrataciones.

Análisis de mantenciones

Se evalúa si los planes de mantención fueron correctamente contratados, tomando en cuenta: regularidad, ejecución, según el tiempo previamente estipulado, y que el equipo esté debidamente certificado.

Apreciación del fondo común de reserva

Se analizan los movimientos considerando la coincidencia de porcentajes según lo establecido por el Comité de Administración. También, se evalúa si el dinero está debidamente resguardado en un instrumento o cuenta de ahorro, o en una cuenta corriente.

¿Cuándo resulta pertinente la realización de una auditoria?

La auditoria de edificios y condominios se realiza cuando los copropietarios sospechan del uso inapropiado de los recursos utilizados para mantener sus residencias. Una vez efectuada, pueden ser mejorados los procesos que validan las obligaciones del Comité de Administración.

Asesórate con expertos en la auditoría de edificios

Si quieres realizar una auditoria de edificios lo más importante es que lo hagas con una empresa diferente a la que maneja tu administrador de condominios.

Debes apoyarte en el conocimiento de expertos que tampoco pertenezcan al Comité de Administración de edificios o sean miembros de la Asamblea de Copropietarios. ¿Necesitas ayuda? Tu Administrador Chile tiene a los mejores peritos, capaces de comprometerse con el cuidado del dinero, tanto como tú.

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