Si sospechas de que el manejo administrativo por parte de tu administrador de condominio o la empresa administradora de condominios, tiene un uso inadecuado; lo m谩s indicado es realizar una auditoria de edificios.
La auditor铆a de edificios consiste en la recopilaci贸n de informaci贸n de un edificio, tanto contable como administrativo, esto permite determinar el grado de veracidad y claridad que la gesti贸n administradora posee.
Al examinar minuciosamente los movimientos all铆 registrados, se comprobar谩 si los recursos fueron utilizados eficientemente, para as铆 descartar la existencia de alguna malversaci贸n de fondos; si se cumplen los reglamentos de mantenci贸n y certificaciones de ascensores, piscinas, higiene, salud y laboral.
驴Qu茅 revisamos cuando auditamos la informaci贸n contable?
La informaci贸n contable se deriva de la recopilaci贸n de datos generados por el examen de los diversos egresos e ingresos.
Se debe verificar la cuenta donde se transfieren el fondo com煤n de reserva y aquella donde reposan los gastos comunes, se deben conciliar los fondos gastados versus las boletas de compraventa, facturas, boletas de honorarios, las declaraciones de impuesto, entre otros.
Eso por el lado contable, tambi茅n se deben revisar los contratos del personal y de cumplimiento de mantenci贸n. Entre los datos tomados en cuenta para realizar la auditoria, se tienen:
Ingresos de gastos comunes
Es tomado en cuenta cada abono realizado a la cuenta en donde se transfiere el fondo com煤n de reserva, ya sea por: pago de gastos comunes y/o multas y morosidad, adem谩s de intereses generados por el mismo fondo com煤n de reserva.
Egresos de gastos comunes
Con lo recaudado en los gastos comunes se realizan los pagos de remuneraciones, imposiciones, multas, reparaciones, mantenciones, servicios de mantenci贸n, entre otros.
Obligaciones legales
Son aquellos aspectos que conciernen a revisiones de contratos de cada trabajador, en donde se verifica que estos est茅n de acuerdo con las normas laborales y que el pago de imposiciones se realice correctamente. En este apartado se hace 茅nfasis en las horas de trabajo estipuladas en el contrato, ya que de ellas dependen los montos pagados por laborar horas extraordinarias o en feriados.
Orden interno de la informaci贸n contable
Se eval煤a la cantidad de informaci贸n disponible, tomando en cuenta calidad, y facilidad y/o dificultad con la que la misma es encontrada.
Uso eficiente de recursos
Se inspeccionan las compras y contratos a trav茅s de la comparaci贸n realizada con precios promedio de mercado. As铆, se descarta la existencia de sobreprecios en las adquisiciones o contrataciones.
An谩lisis de mantenciones
Se eval煤a si los planes de mantenci贸n fueron correctamente contratados, tomando en cuenta: regularidad, ejecuci贸n, seg煤n el tiempo previamente estipulado, y que el equipo est茅 debidamente certificado.
Apreciaci贸n del fondo com煤n de reserva
Se analizan los movimientos considerando la coincidencia de porcentajes seg煤n lo establecido por el Comit茅 de Administraci贸n. Tambi茅n, se eval煤a si el dinero est谩 debidamente resguardado en un instrumento o cuenta de ahorro, o en una cuenta corriente.
驴Cu谩ndo resulta pertinente la realizaci贸n de una auditoria?
La auditoria de edificios y condominios se realiza cuando los copropietarios sospechan del uso inapropiado de los recursos utilizados para mantener sus residencias. Una vez efectuada, pueden ser mejorados los procesos que validan las obligaciones del Comit茅 de Administraci贸n.
Ases贸rate con expertos en la auditor铆a de edificios
Si quieres realizar una auditoria de edificios lo m谩s importante es que lo hagas con una empresa diferente a la que maneja tu administrador de condominios.
Debes apoyarte en el conocimiento de expertos que tampoco pertenezcan al Comit茅 de Administraci贸n de edificios o sean miembros de la Asamblea de Copropietarios. 驴Necesitas ayuda? Tu Administrador Chile tiene a los mejores peritos, capaces de comprometerse con el cuidado del dinero, tanto como t煤.
